Déposer une déclaration de diligence raisonnée dans TRACES : le parcours pour les importateurs de bois

Pour les importateurs de bois, la déclaration de diligence raisonnée devient un passage opérationnel obligatoire avant la mise sur le marché de l’Union européenne. Le sujet dépasse largement le simple dépôt dans TRACES. Il faut organiser les données fournisseurs, les géolocalisations, les contrôles de risque et les preuves qui devront rester disponibles pendant cinq ans.

Ce qu’est réellement cette déclaration

La déclaration de diligence raisonnée prévue par le règlement (UE) 2023/1115 sert à attester qu’un opérateur a mené les contrôles exigés par le RDUE avant de mettre des produits sur le marché européen ou de les exporter. Pour le bois et les produits dérivés concernés, l’échéance d’application est fixée au 30 décembre 2026. Il n’existe pas de période de grâce pour les PME du secteur bois.

En pratique, la déclaration relie plusieurs éléments qui doivent rester cohérents entre eux : le lot importé, l’espèce de bois, le pays de récolte, les parcelles d’origine, les fournisseurs de la chaîne d’approvisionnement et l’évaluation du risque de déforestation ou d’illégalité. Le dépôt s’effectue par voie électronique dans TRACES, via le module RDUE.

Qui la dépose, et à quel moment du calendrier d’expédition

L’opérateur qui met les produits concernés sur le marché de l’Union européenne est responsable du dépôt de la déclaration. Pour un importateur de bois, cela signifie généralement que le dossier doit être prêt avant le dédouanement du lot.

Dans les flux réels, le calendrier devient vite serré. Les documents commerciaux arrivent parfois avant les données de géolocalisation. Les fournisseurs peuvent modifier un volume ou remplacer une parcelle au dernier moment. Si le contrôle des informations commence uniquement quand le conteneur est déjà en transit, les retards deviennent difficiles à éviter.

Beaucoup d’importateurs mettent donc en place une préparation en amont, dès la confirmation de commande ou avant l’embarquement. Cela laisse le temps de vérifier les coordonnées géographiques, les essences déclarées et les écarts éventuels entre les documents.

Préparer les accès avant d’en avoir besoin

Le dépôt se fait dans TRACES. Il vaut mieux préparer les accès utilisateurs et les rôles internes avant le premier dossier réel. Dans plusieurs entreprises, les opérations import, les achats et la conformité manipulent chacun une partie des informations. Sans organisation claire, les données se dispersent rapidement entre fichiers, courriels et documents fournisseurs.

Il est aussi utile de définir à l’avance qui valide les points sensibles :

la cohérence entre facture, nomenclature douanière et description produit ;
les géolocalisations des parcelles de récolte ;
les documents prouvant la légalité de l’exploitation et de l’exportation ;
l’évaluation du risque et les mesures d’atténuation éventuelles.

La carte mondiale de couverture forestière du JRC constitue une référence gratuite souvent utilisée pour une première présélection des zones à risque. Elle ne remplace pas l’analyse de diligence raisonnée, mais elle aide à détecter des incohérences ou des points qui méritent une vérification plus poussée.

Ce que l’on renseigne au dépôt

Le dépôt rassemble des informations sur les produits, les opérateurs concernés et l’origine des matières. Le niveau de détail attendu dépend du type de chaîne d’approvisionnement, mais certains éléments reviennent systématiquement.

Identification du produit et quantité.
Espèce de bois concernée.
Pays de récolte.
Géolocalisation des parcelles.
Informations sur les fournisseurs et les acteurs amont.
Évaluation du risque et mesures prises.

Pour la géolocalisation, les règles sont précises. Une parcelle de récolte de plus de 4 hectares doit être décrite par un polygone. Jusqu’à 4 hectares inclus, un point unique est autorisé.

Les importateurs qui travaillent avec plusieurs scieries ou des chaînes d’approvisionnement longues ont intérêt à normaliser les formats de données très tôt. Les problèmes apparaissent souvent quand un fournisseur transmet des coordonnées dans un format différent ou quand les volumes d’un lot mélangent plusieurs origines.

Le numéro de référence et l’endroit où il doit figurer

Une fois la déclaration déposée dans le module RDUE de TRACES, le système génère un numéro de référence. Ce numéro doit être reporté sur la déclaration en douane liée au lot concerné.

Dans les opérations quotidiennes, ce point mérite un contrôle simple mais strict. Un numéro mal recopié ou associé au mauvais lot peut bloquer le traitement du dossier ou déclencher des vérifications supplémentaires.

Lots mixtes et fournisseurs multiples

Les lots mixtes demandent plus de préparation. C’est fréquent dans le bois transformé, les panneaux ou certains produits composites où plusieurs sources de matière première se retrouvent dans une même expédition.

Le principal risque opérationnel vient de la perte de traçabilité entre les volumes achetés et les parcelles d’origine. Si plusieurs fournisseurs alimentent un même lot, l’importateur doit pouvoir rattacher chaque partie du volume aux informations de diligence raisonnée correspondantes.

Dans la pratique, beaucoup d’entreprises créent des identifiants internes de lots dès l’amont afin d’éviter les mélanges de documents entre fournisseurs.

Quand quelque chose change après le dépôt

Les chaînes logistiques bougent souvent après la préparation initiale d’un dossier. Un fournisseur peut être remplacé, une essence peut être reclassée ou un volume ajusté avant l’arrivée finale.

Quand un élément important change, il faut vérifier si les informations déposées restent exactes pour le lot réellement importé. Attendre l’arrivée de la marchandise pour refaire les contrôles crée généralement plus de difficultés que de reprendre le dossier immédiatement.

Les équipes import ont intérêt à prévoir un circuit interne simple pour signaler les modifications commerciales ou logistiques qui touchent les données RDUE.

Ce qui rate le plus souvent

Les difficultés rencontrées au dépôt sont rarement liées à un seul document manquant. Le plus souvent, les problèmes viennent d’écarts entre plusieurs sources d’information.

Coordonnées géographiques incomplètes ou incohérentes.
Différences entre les volumes déclarés et les volumes expédiés.
Noms d’espèces écrits différemment selon les documents.
Absence de lien clair entre un lot importé et ses parcelles d’origine.
Déclarations préparées trop tard dans le calendrier logistique.

Les autorités compétentes peuvent demander les éléments qui soutiennent la diligence raisonnée. Les sanctions prévues par le règlement incluent des amendes d’au moins 4 % du chiffre d’affaires réalisé dans l’Union européenne, la confiscation des produits et des revenus liés, ainsi que l’exclusion des marchés publics.

Les preuves à conserver après le dépôt

Le dépôt dans TRACES ne marque pas la fin du sujet. Les preuves utilisées pour la diligence raisonnée doivent être conservées pendant cinq ans.

Pour un importateur de bois, cela couvre généralement les documents commerciaux, les informations fournisseurs, les fichiers de géolocalisation, les évaluations de risque, les contrôles réalisés et les échanges qui expliquent certaines décisions prises sur un lot.

Le point important est de pouvoir retrouver rapidement un dossier complet plusieurs années après l’importation. Les entreprises qui centralisent les pièces par lot gagnent du temps lors des contrôles et limitent les risques d’informations contradictoires.

goEUDR accompagne les importateurs qui préparent leurs chaînes d’approvisionnement bois pour l’échéance du 30 décembre 2026, avec des outils de collecte des données fournisseurs, de gestion des géolocalisations et de préparation des dossiers de diligence raisonnée destinés à TRACES.

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